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Einstellung von nicht-wissenschaftlichen Arbeitnehmern

Ablauf der Einstellung von nicht-wissenschaftlichen Arbeitnehmern sowie Formulardownload

Die Personalauswahl (Ausschreibung, Bewerberauswahl) liegt bei der jeweiligen Einrichtung.
Die Arbeitsverträge werden anschließend durch die Personalabteilung geschlossen bzw. vorbereitet, und zwar für nichtwissenschaftliches Personal (außer Beamte) durch das Referat P 4.

Bei Fragen zum gesamten Einstellungsverfahren stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referates P 4 jederzeit gerne zur Verfügung.

Die Einstellung von Personal kann entweder zu Lasten von Personalmitteln (dann ist nur eine befristete Beschäftigung möglich) oder einer freien und besetzbaren Planstelle erfolgen (beachte: Stellenwiederbesetzungssperre).

Bei der Besetzung von Planstellen ist außerdem darauf zu achten, dass der Stellenwert der zu besetzenden Planstelle zu den auszuübenden Tätigkeiten passt (siehe Stichwort Eingruppierung). Aussagen hinsichtlich der Eingruppierung können erst nach Überprüfung der Tätigkeitsbeschreibung und der persönlichen Voraussetzungen des Bewerbers durch das zuständige Personalreferat (P 2 oder P 4) gemacht werden.

Planstellen müssen vor der Besetzung durch den Dekan der Fakultät und den Personalcontroller der Zentralen Universitätsverwaltung freigegeben werden, um den Stelleneinzug gewährleisten zu können.

Jede Dienststelle ist verpflichtet, bei der Besetzung einer freien Stelle sorgfältig zu prüfen, ob die Stelle für die Besetzung mit einem schwer behinderten Menschen geeignet ist und ob schwer behinderte Menschen berücksichtigt werden können (§ 164 Abs. 1 Satz 1 SGB IX). Dazu ist vor jeder Einstellung bei der Agentur für Arbeit nachzufragen, ob geeignete schwerbehinderte Menschen arbeitsuchend gemeldet sind (Musteranfrage an die Agentur für Arbeit). Bei der Prüfung ist die Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen; der Personalrat ist zu hören.
Die Universität geht davon aus, dass alle Stellen mit Behinderten besetzt werden können. Erst wenn sich Menschen mit Behinderung beworben haben, kann beurteilt werden, ob aufgrund der konkreten Behinderung die Eignung für einen konkreten Dienstposten zu verneinen ist.

Ausschreibungspflichten aufgrund Gesetzes, Weisungen der obersten Dienstbehörden oder aufgrund Selbstverpflichtung der Universität sind zu beachten.

Alle unbefristet zu besetzenden Stellen sind in der Stellenbörse von UnivIS auszuschreiben. Befristete Stellen im nichtwissenschaftlichen Dienst sind dort auszuschreiben, wenn sie für eine Dauer von mehr als 6 Monaten zu besetzen sind.

Näheres siehe Rundschreiben zur Verpflichtung zur Stellenausschreibung im Internet vom 15.01.2009 und Rundschreiben zur Ausschreibung von Stellen im Internet; Beteiligung des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung bei Einstellungen (01.02.2005).

Eine Kopie bzw. einen Ausdruck des Ausschreibungstextes senden Sie bitte an

Bei Ausschreibungen ist strikt auf eine diskriminierungsfreie Formulierung des Textes zu achten (siehe Ziffer II des Rundschreiben: Bayerisches Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern (BayGlG) hier: Änderungsgesetz vom 23.05.2006 (RS vom 19.12.2006).

Stellen im nichtwissenschaftlichen Dienst sind zusätzlich in der Personalbörse öffentlicher Dienst des Bayerischen Behördennetzes zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung wird von Referat P 4 vorgenommen.

Die Bewerber sind über eine kurze Eingangsbestätigung zu ihrer Bewerbung dankbar.

Die Einstellung neuer Mitarbeiter bedarf der vorherigen Zustimmung des Personalrats. Die Zustimmung ist nach dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz (BayPVG) von der Dienststellenleiterin (Kanzlerin)/dem Dienststellenleiter (Kanzler) unter Vorlage der Unterlagen aller Bewerber schriftlich zu beantragen und zu begründen. An der Universität hat sich seit Jahrzehnten das sogenannte „Erlanger Modell“ bewährt. Zur Beschleunigung des Verfahrens wird die Personalvertretung bereits bei der Personalauswahl durch die Institute/Lehrstühle beteiligt und zu den Vorstellungsgesprächen eingeladen.

Ab 2017 wird das „Erlanger Modell“ nur noch im Zuständigkeitsbereich des Gesamtpersonalrats (GPR), d. h. in den Bereichen Universitätsbibliothek, Fachbereich Wirtschaftswissenschaften und Campus Regensburger Straße angewendet. Einzelheiten zum Mitbestimmungsverfahren im Zuständigkeitsbereich des (Stamm-)Personalrats siehe Rundschreiben zur Beteiligung des Personalrats bei Einstellungen vom 25.11.2016

Wenn Schwerbehinderte unter den Bewerbern sind, müssen diese zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Abweichungen von diesem Verfahren bitte mit der Personalabteilung und der Schwerbehindertenvertretung erörtern (Beitrag Schwerbehinderte – Pflichten des Arbeitgebers).

Zur Beteiligung des Gleichstellungsbeauftragten siehe Rundschreiben: Bayerisches Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern (BayGlG) hier: Änderungsgesetz vom 23.05.2006 (RS vom 19.12.2006) 

Um Rechtsstreitigkeiten wegen vermeintlicher Diskriminierung wegen der in § 1 AGG genannten Kriterien zu vermeiden, sind Ablauf des Auswahlverfahrens und Auswahlkriterien zu dokumentieren (Muster Bewerberübersicht) Mit einer entsprechenden Dokumentation erübrigt sich dann in der Regel die Teilnahme der Gleichstellungsbeauftragten an Vorstellungsgesprächen (Rundschreiben: Bayerisches Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern (BayGlG) hier: Änderungsgesetz vom 23.05.2006 (RS vom 19.12.2006)).

Bitte senden Sie eine Übersicht über die Bewerbungen mit den (Vor-)Auswahlkriterien an

Bitte laden Sie rechtzeitig zu den Vorstellungsgesprächen ein. Bei schwerbehinderten Bewerbern vgl. Nr. 3.

Wenn die Kosten von Vorstellungsgesprächen nicht erstattet werden können, müssen Bewerber mit der Einladung hierauf hingewiesen werden (siehe Rundschreiben zur Begrenzung der Reisekostenerstattung bei Bewerbern).

Zusagen über die Eingruppierung dürfen nur nach Absprache mit dem Referat P 4 gemacht werden. Das gleiche gilt für die Stufenzuordnung nach § 16 TV-L.

Das Antragsformular und eine Aufstellung der notwendigen Unterlagen für nichtwissenschaftliches Personal finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

Der Antrag sollte wegen der Notwendigkeit der Beteiligung des Personalrats bei Neueinstellungen und Verlängerungen von Arbeitsverhältnissen sechs Wochen vor dem geplanten Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters bei der Verwaltung vorliegen.

Falls die Bewerbung eines bereits bei der Universität Beschäftigten bzw. eines Schwerbehinderten nicht berücksichtigt werden konnte, fügen Sie dem Einstellungsantrag bitte eine Begründung hierfür bei.

Bei der befristeten Beschäftigung von Mitarbeitern sind die Befristungshöchstgrenzen und die Notwendigkeit eines Befristungsgrundes zu beachten (siehe Stichwort Befristete Arbeitsverhältnisse).

Nachdem das Personalreferat die Vertragsunterlagen erstellt und erforderlichenfalls die Zustimmung des Personalrats eingeholt hat, werden der Arbeitsvertrag und die weiteren Unterlagen zur Unterzeichnung durch den neuen Mitarbeiter an den Lehrstuhl versandt.

Die Aufnahme der Tätigkeit ohne Arbeitsvertrag ist nicht zulässig.

Nach Eingang des unterzeichneten Arbeitsvertrages sendet das Personalreferat die Unterlagen zur Auszahlung der Bezüge an das Landesamt für Finanzen, Dienststelle Ansbach.

Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens senden Sie bitte die Bewerbungsunterlagen (ohne das Bewerbungsschreiben) an die Bewerber zurück.

Eine Begründung für die Auswahlentscheidung ist nicht anzugeben. Ausnahme: schwerbehinderten Bewerbern müssen die Gründe für die Nichtberücksichtigung mitgeteilt werden.

Benötigte Unterlagen für den Abschluss eines Arbeitsvertrags

Die nachfolgenden Unterlagen sind für den Abschluss des Arbeitsvertrages unerlässlich:

 Unterlagen Download Übersetzungshilfen 
Formblatt „Personalmaßnahme“ (Einstellung, Weiterbeschäftigung, Arbeitszeitänderung) (A1200) (Stand: 01.02.2018) A1200

A1200

Beiblatt (A1205) (Stand: 01.11.2016) – bitte NUR bei DFG-Projekten ausfüllen A1205

A1205

Feststellung der Entgeltgruppe (Tätigkeitsbeschreibung) (A1011) (4-fach) A 1011

A 1011

bzw. Feststellung der Entgeltgruppe für Beschäftigte mit körperlich/ handwerklich geprägten Tätigkeiten (A1301) (4-fach) A1301

A1301

bzw. vereinfachte Feststellung der Entgeltgruppe (A1012) (4-fach)
(Dieser Vordruck ist nur zu verwenden, wenn sich die Eingruppierung bereits zweifelsfrei aus den einschlägigen Tätigkeitsmerkmalen ergibt.)
A1012

A1012

Darlegung des Befristungsgrundes bei befristeten Arbeitsverträgen (falls Vorderseite von A1200 hierzu nicht ausreicht)
Auswahl-Begründung, falls der (Stamm-)Personalrat zu beteiligen ist.
Personalbogen mit Lichtbild für Arbeitnehmer (A1300, Stand: 12.01.2016) A1300

A1300

Employee details (A1300, last updated: 12/01/2016)
Lebenslauf (mit Datum und Unterschrift)
Fragebogen zur Prüfung der Verfassungstreue (inkl. entsprechender Erklärung) (A1013, Stand: 11/2016) A1013

A1013

Questionnaire for the purpose of verifying loyalty to the constitution (A1013, last updated: 12/2016)
Anlage zum Fragebogen „Verfassungstreue“ (Übersicht Organisationen) (A1013, Stand: 12/2016) A1013 – Anlage
Fragebogen zu Beziehungen zur Scientology-Organisation (A1014, Stand: 12/2016) A1014

A1014

Questionnaire on Affiliation to the Scientology Organisation (A1014, last updated: 12/2016)
Angaben zur Sozialversicherung und Zusatzversorgung (A1007, Stand: 19.03.2013) A1007

A1007

Details of social security and supplementary benefits (A1007, last updated: 19/03/2013)
Beschäftigungszeiten nach § 34 TV-L (A1015, Stand: 26.03.2007) A1015
A1015
Periods of employment according to Section 34 TV-L (A1015, last updated: 26/03/2007)
Sofortige Vorlage des Führungszeugnisses (nicht älter als drei Monate) oder Erklärung auf Dienstpflicht über Vorstrafen (A1016, Stand: 01.06.2018 (Führungszeugnis ist dann nachzureichen) A1016

A1016

Declaration of entries in the Central Register of Criminal Offences (A1016, last updated: 01/06/2018)
Schulabschlusszeugnisse
Prüfungszeugnisse und Ausbildungsnachweise
Staatliche Erlaubnis zur Ausübung des Berufes als……………………………..(z.B. Med.-Techn. Assistentin)
Sonstige Zeugnisse über bisherige Tätigkeiten
bei Ausländern: Aufenthaltserlaubnis
bei Ausländern: Arbeitserlaubnis (gilt nicht für Angehörige der EG)
Erklärung zum Zahlungsverfahren (Formblatt des Landesamts für Finanzen, Nummer A401)
Kopie des Sozialversicherungsausweises

Ehestmöglich nachzureichende Unterlagen:

 Unterlagen Download Übersetzungshilfen 
Niederschrift über die Vereidigung (A1017, Stand: 11/2006) A1017

A1017

Record of swearing-in (A1017, last updated: 11/2006)
Niederschrift über die Verpflichtung (Hinweis auf Bestimmungen des StGB) (A1018, Stand: 01.02.2005) A1018

A1018

Notice of obligations (A1018, last updated: 01/02/2005)
Hinweis zu dem von Dritten gezahlten Arbeitslohn (A1020, Stand: 29.10.2015) A1020

A1020

Information on remuneration paid by third parties (A1020, last updated: 29/10/2015)
Geburtsurkunde
ggf. Geburtsurkunde/n des/der Kindes(er)
ggf. Heiratsurkunde
Nachweis über geleisteten Wehrdienst, Zivildienst etc.
Nachweis über die Steuer-ID
ggf. Antrag auf vermögenswirksame Anlage von Teilen der Bezüge (VL-Antrag) (Formblatt des Landesamts für Finanzen, Nummer X_Z422)
Mitgliedsbescheinigung der Krankenversicherung
Antrag auf Zuschuss zur Krankenversicherung mit Beitragsbescheinigung

(nur bei Überschreiten der Jahresarbeitsverdienstgrenze) (zu beziehen bei Referat P 2, Tel. 85-22149)

Festlegung des reisekostenrechtlich relevanten Dienstortes (bei Bedarf) abweichender Dienstort 

abweichender Dienstort

Weitere Informationen

Benötigte Unterlagen für Weiterschäftigungen, Arbeitszeitänderungen udn Umbuchungen finden Sie unter

FAUCard

Merkblatt für Beschäftigte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – Übersetzungshilfe

Informationen zur Bezügemitteilung – Übersetzungshilfe

Informationen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Kontakt

Referat P 4 – Servicestelle nichtwissenschaftliches Personal