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FAQ zu den Reisekosten

FAQ zu den Reisekosten

Die folgenden Antworten beziehen sich ausschließlich auf Regelungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG).

Fragen zur Genehmigung von Dienstreisen

Die Dienstreisegenehmigung ist die Grundlage für die Auszahlung von Reisekosten. Die Haushaltsstelle, aus der die Reise gezahlt werden soll, muss eingetragen sein. Mit einer vor der Reise ausgestellten Dienstreisegenehmigung besteht Unfallversicherungsschutz für den Reisenden.

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstorts, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind (Art 2 Abs. 2 S. 1 BayRKG).

Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die angeordnet oder genehmigt worden sind. Dem Wohnort steht ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort gleich. (Art 2 Abs. 4 BayRKG). Dienstgänge können auch mündlich genehmigt werden.

Das sind Reisen die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen (Nr. 24.2 VV BayRKG).

Jeder Beschäftige der Universität Erlangen kann einen Dienstreiseantrag stellen (studentische Hilfskräfte können auch einen Dienstreiseantrag stellen, wenn die Reise im Zusammenhang mit ihrem Beschäftigungsverhältnis bei der Universität steht). Mit genehmigtem Dienstreiseantrag besteht Unfallversicherungsschutz für die Dienstreise.

Jeder Nicht-Beschäftigte kann mit der Durchführung einer Reise beauftragt werden, wenn die Reise nicht von einem Beschäftigten durchgeführt werden kann. Nicht-Beschäftigte sind z. B. Professoren im Ruhestand, Studierende, Beschäftigte anderer Universitäten, Projektpartner von Firmen.

Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise oder des Dienstgangs zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren (Art. 3 Abs. 2 BayRKG).

Fahrzeugbenutzung mit triftigem Grund bei Dienstreisen:
Pkw je km 0,35 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,15 Euro
Moped / Mofa je km 0,09 Euro
Fahrrad je km 0,06 Euro

Fahrzeugbenutzung ohne triftigen Grund bzw. Fahrzeugnutzung bei Fortbildungsreisen:
Pkw je km 0,25 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,12 Euro
Moped / Mofa je km 0,07 Euro
Fahrrad je km 0,04 Euro

Triftige Gründe können sowohl dienstliche als auch schwerwiegende persönliche Gründe sein. Z. B. der Geschäftsort ist mit regelmäßigen Beförderungsmitteln nicht oder nicht termingerecht zu erreichen, notwendiges schweres (mindestens 10 kg) oder sperriges Gepäck muss befördert werden, ein weiterer Dienstreisender fährt mindestens die Hälfte der Strecke mit, der Dienstreisende ist erheblich gehbehindert (Nachweis erforderlich).

Nach dem BayRKG dürfen nur notwendige Fahrtkosten erstattet werden. Die Notwendigkeit der Benutzung des Flugzeuges muss dargelegt werden (z. B. Zeit- und Kostenersparnis). Bei offensichtlichen Gründen (z. B. Überseereisereisen etc.) kann die Begründung entfallen.

Die Dienststellen des Freistaates Bayern bekommen bei der Bahn als Großkunde Rabatt auf die regulären Fahrpreise. Der GKR muss genutzt werden. Der GKR ist mit der Bahncard (Business) kombinierbar. Die GKR-Nummer (Bahn-Intern: BMIS-Nummer) der Universität ist auf dem Dienstreiseantrag vermerkt.

Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten, zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung / Einrichtung am Geschäftsort aufnehmen und beenden. Nicht Beginn und Ende der Reise.

Die Organisationsstammnummer ist die persönliche Geschäftsnummer beim Landesamt für Finanzen (Jeder Beschäftigte hat eine individuelle Geschäftsnummer). Die Geschäftsnummer findet man auf jeder Gehaltsabrechnung. Diese Nummer ist für die Steuerberechnung der Reisekostenvergütung (Tagegeldsätze) zwingend erforderlich. Bei neueren Vordrucken wurde die Bezeichnung Organisationsstammnummer durch „Geschäftsnummer LfF“ ersetzt.

Unabhängig davon, ob der Beschäftigte aktuell zur Arbeitsleistung verpflichtet ist, besteht weiterhin ein Dienstverhältnis zum Freistaat Bayern. Damit ist der persönliche Geltungsbereich gemäß Art. 2 Abs. 1 BayRKG gegeben.

Reisen von Beschäftigten während der Elternzeit oder während der Altersteilzeit (auch Freistellungsphase) gelten als Dienstreisen. Entsprechend ist ein Dienstreiseantrag zu stellen.

Beschäftigte mit Dienstreiseantrag bewahren sich damit auch einen Anspruch auf Unfallfürsorge oder Sachschadensersatz.

Ein Professor im Ruhestand mit Emeritus-Status (Prof. em.) stellt einen Dienstreiseantrag (Muster R0001).
Ein Professor im Ruhestand der einen Dienstvertrag bzw. unentgeltlichen Vertrag mit der Universität abgeschlossen hat stellt ebenfalls einen Dienstreiseantrag (Muster R0001).
Ein Professor im Ruhestand der keinen Dienstvertrag bzw. unentgeltlichen Vertrag mit der Universität abgeschlossen hat, muss vom aktuellen Lehrstuhlinhaber beauftragt werden die Reisen entsprechend durchzuführen (Muster R0024). Hinweis: Bei der Beauftragung zur Durchführung einer Reise besteht kein Unfallversicherungsschutz!

Laut Vorgabe der DB darf der Großkundenrabatt nur für dienstliche Reisen in Anspruch genommen werden. Eine Nutzung für private Reisen oder für den Arbeitsweg ist von der DB nicht gestattet.

Die Nutzung der USt.-IdNr. der FAU für dienstliche Übernachtungen ist möglich.
Die USt.-IdNr. der FAU lautet: DE132507686

Fragen zur Abrechnung von Dienstreisen

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von 6 Monaten nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend gemacht wird (Art 3 Abs. 5 Satz 1 BayRKG). Eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgezahlt werden, wenn die Abrechnung nicht innerhalb der 6-Monatsfrist eingeht.

Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung am Geschäftsort aufnehmen und beenden. Nicht Beginn und Ende der Reise.

Der Grenzübertritt ist bei der Berechnung des Tagegeldes entscheidend. Auf dem Landweg ist der tatsächliche Zeitpunkt des Grenzübertritts anzugeben, bei Flugreisen ist es die erste Landung im Zielland (Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, außer es wird eine Übernachtung erforderlich), bei der Rückreise die erste Landung in Deutschland.

Wenn die Verpflegung auf ausdrücklichen Wunsch der Beschäftigungsstelle bereitgestellt wurde.

Die Möglichkeit zum Kantinenessen besteht, wenn die vom Reisenden besuchte Einrichtung eine Kantine / ein Kasino hat und dort Verpflegung vom Reisenden eingenommen werden kann. Ob der Reisende das Kantinenessen in Anspruch genommen hat oder nicht ist dabei unerheblich.

Nach Art. 9 Absatz 3 BayRKG werden nur die entstandenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet.
Ohne nähere Prüfung sind folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig anzusehen: in Orten bis 299.999 Einwohner bis 90 Euro, in Orten ab 300.000 Einwohner bis 120 Euro pro Nacht. Ist die Übernachtung teurer, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.

Für das Ausland gelten andere Sätze für die notwendigen Übernachtungskosten, die Auslandsätze können im Rundschreiben der ZUV vom 05.01.2018 bzw. in der Anlage 1 der Bekanntmachung des Bayer. Staatsministeriums der Finanzen nachgelesen werden. Ist die Übernachtung teuerer, als das für das Reiseland festgelegte Auslandsübernachtungsgeld, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.

In der eigenen Wohnung entstehen keine Übernachtungskosten. Eine Reise an einen Ort mit Zweitwohnsitz (oder weiteren Wohnsitz) ist wie ein Dienstgang abzurechnen.

Eine Übernachtung ist unentgeltlich, wenn die Übernachtungsmöglichkeit z. B. von der einladenden Stelle, dem Projektpartner, etc. ohne Berechnung zur Verfügung gestellt wird.

Seit dem 01.01.2014 wird in verschiedenen Städten eine Steuer auf Übernachtungen erhoben. Verpflegungskosten sind nicht davon betroffen.
Diese Steuer wird nicht erhoben, wenn die Reisen aus dienstlicher Veranlassung anfallen (Dienstreise, Fortbildungsreisen).
Die Glaubhaftmachung der dienstlichen Veranlassung kann u.a. durch das Ausstellen der Rechnung für den Arbeitgeber erfolgen (siehe FLHMS vom 02.05.2014).
Weitere Informationen zur Übernachtungssteuer – u.a. welche Städte eine Übernachtungssteuer erheben – finden Sie auf den Seiten des Landesamts für Finanzen.
Eine Erstattung der Übernachtungssteuer im Rahmen der Reisekostenerstattung ist nicht möglich.

Nach dem Bayerischen Reisekostengesetz sind nur die notwendigen Fahrkosten erstattungsfähig. Bei Flugreisen ist dies grundsätzlich die Touristen- oder Economyklasse. Nach der Auslandsreisekostenverordnung kann bei Auslandsflügen im Ausnahmefall Business Class erstattet werden. Aber nur wenn die höheren Kosten notwendig waren.

Jeder, der ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der Universität oder einer sonstigen Behörde des Freistaats Bayern hat (z. B. auch studentische Hilfskräfte).

Weil ein Taxi kein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel ist und somit Kosten nur erstattet werden dürfen, wenn die Notwendigkeit dazu bestand.

Weil nur die dienstlich veranlassten notwendigen Kosten erstattet werden dürfen. Private Telefon- und Internetkosten sind nicht erstattungsfähig.

Die Bahncard Business oder ermäßigte Bahncard (z.B. Bahncard für Studenten / Senioren) können im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, genaue Informationen dazu finden Sie auf der Seite: http://www.zuv.fau.de/einrichtungen/personalabteilung/handbuch-personal/bahncard_business/. Die reguläre Bahncard kann nicht erstattet werden.

Die BahnCard Business darf nur erstattet werden, wenn sich die Anschaffungskosten im Gültigkeitszeitraum der Bahncard Business amortisieren. Um dies darzulegen sind die zum Zeitpunkt des Kaufs der BahnCard Business mit der Bahn in Zukunft geplanten Reisen soweit möglich aufzuzählen. Die zukünftigen Kosteneinsparungen der verbilligten Fahrkarten müssen über dem Anschaffungspreis der Bahncard Business liegen.

  • Kopie der BahnCard Business (Vorderseite)
  • Aufstellung über die geplanten Reisen (Ort, Datum zukünftiger Dienstreisen oder bereits getätigte Reisen) –> bitte separates Blatt beifügen
  • ggf. Rechnung über die Bahncard Business

Ein Abschlag ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten an den Reisenden. Es dürfen höchstens 80 % der insgesamt zu erwartenden Kosten als Abschlag ausbezahlt werden. Eine Zusammenfassung zum Thema Abschlag wurde vom Referat H 4 erstellt.

Das sind z. B. Fahrkosten (Flugticket, Bahnfahrkarten) oder Teilnahmegebühren die der Lehrstuhl / das Institut direkt an den Rechnungssteller bezahlt hat.

Leider nicht. Das Reisekostengesetz ist ein Kostenerstattungsgesetz, d. h. es werden nur die durch die Reise entstandenen Kosten erstattet. Da Sie eine Bahncard 100 besitzen, entstehen Ihnen für diese Reise keine Fahrtkosten. Somit ist keine Erstattung möglich.

Leider nicht. Die Zahlung einer Reisekostenrücktrittsversicherung ist in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz explizit ausgeschlossen.

Sie sollten vor jeder Auslandsreise mit Ihrer Krankenkasse abklären, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht. Eventuell anfallende Kosten für eine notwendige Auslandskrankenversicherung für Dienstreisen können eventuell aus Personalmitteln des jeweiligen Instituts getragen werden. Aus Reisekostenmitteln können die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung nicht getragen werden, dies wird in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz ausgeschlossen.

Impfkosten sind bei Auslandsdienstreisen als Nebenkosten nach Art. 12 BayRKG dann erstattungsfähig, wenn es sich um Reisen in Infektions- oder Endemiegebiete handelt. Bei der Prüfung der Erstattungsfähigkeit richten wir uns nach den länderspezifischen Impfempfehlungen des Auswärtigen Amtes. An der Universität besteht auch die Möglichkeit die Impfung am Mikrobiologischen Institut vornehmen zu lassen.

Bei der Anmietung von Fahrzeugen werden Dienstreisenden häufig bei Vertragsabschluss oder bei Abholung des Fahrzeuges an der Mietstation weitere Angebote unterbreitet, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Leider können diese Zusatzangebote nicht immer im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, da diese überwiegend nicht dem zu beachtenden Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei der Durchführung der Dienstreise entsprechen.
Bei der Anmietung von Fahrzeugen müssen grundsätzlich sog. triftige Gründe vorliegen, wie sie auch für die Nutzung des privaten PKWs gelten. Sofern unter dieser Voraussetzung ein Mietfahrzeug für die Durchführung von Dienstreisen genutzt wird, können folgende Zusatzleistungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden:

  • Navigationsgerät.
  • Vollkasko/Diebstahlschutz (in der Regel im Mietpreis mit Selbstbeteiligung enthalten),
  • Standortzuschlag
  • Dienstlich notwendige Einwegmieten
  • Dienstlich notwendige Zustellung und Abholung der Mietfahrzeuges

Folgende Leistungen können z.B. nicht als erstattungsfähige Kosten anerkannt werden:

  • zusätzliche Unfallversicherungen
  • Streichung der Selbstbeteiligung
  • Tankservice bei Rückgabe des Fahrzeugs

Die Aufzählung ist exemplarisch und nicht abschließend.

In Ländern außerhalb der EURO-Zone (z. B. Großbritannien, China etc.) wird Dienstreisenden manchmal das Angebot unterbreitet, die Hotelrechnung bei Kartenzahlung in EURO statt in Landeswährung begleichen zu können. Sobald die Dienstreisenden diesem Vorschlag zugestimmt und die Rechnung in EURO beglichen haben, erhalten sie einen Quittungsbeleg, auf dem sinngemäß ein Hinweis vermerkt ist, wonach der Zahlungspflichtige freiwillig und unwiderruflich die Wahl getroffen hat, den Rechnungsbetrag in EURO zu begleichen.
Aufgrund des freiwillig erteilten Einverständnisses des Dienstreisenden berechnen die Hotels zusätzlich zu den Kosten der Übernachtung einen Anteil für Wechselgebühren, der dem Hotelpreis aufgeschlagen wird. Übernachtungskosten und Wechselgebühr werden meist in einem Betrag ausgewiesen.
Derartige Wechselgebühren dürfen nach den Vorgaben des Reisekostenrechts im Wege der Reisekostenerstattung nicht erstattet werden, da sie gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verstoßen. Dagegen ist es reisekostenrechtlich möglich, die Bankgebühren für den Auslandseinsatz einer Kreditkarte als Nebenkosten in der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen.