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Dienst- und Fortbildungsreisen

Dienst- und Fortbildungsreisen

Begriffsbestimmung

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die vorher schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sind (Art. 2 des Bayerischen Reisekostengesetzes– BayRKG).

Das Zurücklegen der Wegstrecke zwischen Wohnung und regelmäßiger Dienststelle ist keine Dienstreise.

Fortbildungsreisen sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss Ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung Ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen. Bei Fortbildungsreisen ist nur eine eingeschränkte Kostenerstattung möglich.

Die Reisen zu Tagungen und Kongressen sind Fortbildungsreisen, wenn die besuchte Veranstaltung nicht unmittelbar der Erledigung der dem Bediensteten übertragenen Dienstaufgaben dient, aber im dienstlichen Interesse liegt, weil sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben des Bediensteten zu fördern. Nur wenn auf der Tagung Dienstgeschäfte erledigt werden (z.B. Projektbesprechung, aktiver Beitrag zur Tagung) sind diese Reisen Dienstreisen.

Genehmigungsverfahren

Eine Dienst- bzw. Fortbildungsreise bedarf der vorherigen schriftlichen oder elektronischen Genehmigung:

Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in Ausnahmefällen möglich. In diesem Fall ist auf dem Antrag zu begründen, warum die Genehmigung nicht rechtzeitig eingeholt werden konnte. Da die schriftliche Genehmigung der Dienstreise unabdingbare Voraussetzung für die Auszahlung von Reisekostenvergütung ist, muss im oben genannten Formular der Abschnitt II immer vollständig ausgefüllt sein.

Zuständigkeiten für die Genehmigung

Innerhalb der Universität Erlangen-Nürnberg ist die Zuständigkeit für die Genehmigung von Dienstreisen wie folgt geregelt:

Reisen der Professoren (Besoldungsgruppen C3, C4, W1, W2, W3) sind der ZUV zur Genehmigung nur vorzulegen, wenn Kostenerstattung beantragt wird.

Dienstreisen von Professoren ohne Kostenerstattung bedürfen keiner Genehmigung.

Falls durch die Reisen Lehrveranstaltungen tangiert werden, ist dies dem Dekan anzuzeigen:

Die In- und Auslandsreisen der sonstigen Bediensteten werden durch die Institutsvorstände, Lehrstuhlinhaber bzw. die Leiter zentraler Einrichtungen genehmigt, wenn die Reisen aus Drittmitteln bzw. Institutsmitteln (Titelgruppe 73) finanziert werden oder der Dienstreisende auf eine Kostenerstattung verzichtet.

Der ZUV sind alle Reisen von ZUV-Beschäftigten zur Genehmigung vorzulegen.

Die Reisen sonstiger Universitätsangehöriger sind der ZUV zur Genehmigung vorzulegen, wenn die Reisen aus zentral bewirtschafteten Mitteln (z.B. Titel 52701, Internationalisierungsfonds) erstattet werden sollen.

Sonderfälle der Dienstreisegenehmigung

Für Reisen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Forschungsvorhaben stehen und für die bereits Reisemittel von den Drittmittelgebern bewilligt wurden, können auf Antrag generell genehmigt werden.

Die generelle Dienstreisegenehmigung (Das Antragsformular dient gleichzeitig als Genehmigung) kann nur personenbezogen und im Rahmen des jeweiligen Forschungsvorhabens erteilt werden.

Für die Abrechnung der Dienstreisen genügt dann jeweils die Vorlage einer Kopie der generellen Dienstreisegenehmigung.

Bei Reisen aus Haushaltsmitteln (z.B. Titel 73) ist die Erteilung einer generellen Dienstreisegenehmigung nicht möglich.

Reisen innerhalb der Stadtgebiete von Erlangen, Fürth und Nürnberg bedürfen keiner vorherigen schriftlichen oder elektronischen Genehmigung.

Sie können gesammelt mit folgenden Formularen

beantragt und abgerechnet werden.

Ebenso können notwendige Fahrten zu Lehrveranstaltungen zwischen den oben genannten Stadtgebieten gesammelt genehmigt und abgerechnet werden:

Dienstreisen können, wie der Begriff schon sagt, nur von Beschäftigten durchgeführt werden. Muss ein auswärtiges Dienstgeschäft erledigt werden, für das kein Beschäftigter zur Verfügung steht, kann ausnahmsweise einem Externen ein Auftrag zur Durchführung der Reise erteilt werden.

Die Erteilung eines solchen Auftrags ist notwendig, damit die Reisekosten erstattet werden können:

Auf dem Formblatt ist zu begründen, warum die Dienstreise nicht von einem Beschäftigten der Universität durchgeführt werden kann.

Der Reiseauftrag begründet keinen Anspruch auf Unfallfürsorge oder Schadenersatz gegenüber dem Freistaat Bayern.

Anordnungsgrundsätze

Nach dem allgemeinen Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit dürfen Dienstreisen nur angeordnet werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere, günstigere Weise erledigt werden kann.

Die Teilnehmerzahl und die Dauer der Dienstreise sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Grundsätzlich ist es zumutbar, eine Dienstreise ab 6.00 Uhr anzutreten und die Rückreise durchzuführen, wenn die Reise bis 23.00 Uhr beendet werden kann. Nach Möglichkeit sind Dienstreisen nicht an arbeitsfreien Tagen (Samstage, Sonn- und Feiertage) durchzuführen.

Es ist jeweils das wirtschaftlichste Beförderungsmittel zu wählen. Bei Benutzung eines privateigenen Fahrzeugs können triftige Gründe anerkannt werden, wenn

  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht benutzt werden können oder
  • die zeitliche Einsparung so groß ist, dass sie sich beim Tage- bzw. Übernachtungsgeld auswirkt oder
  • im Einzelfall dringende dienstliche oder persönliche Gründe das Benutzen des PKWs notwendig machen.

Bei den Reisen mit der Bahn sind alle bestehenden Ermäßigungsmöglichkeiten auszunutzen:

  • Sofern die Art des Dienstgeschäfts eine genaue Planung des Reiseverlaufs zulässt, sind die reduzierten Plan&Spar-Preise durch rechtzeitige Buchung in Anspruch zu nehmen.
  • Sollte dies nicht möglich sein, ist der Großkundenrabatt auf den regulären Fahrpreis in Anspruch zu nehmen (BMIS-Kundennummer der Universität).
  • Bei Besitz einer (auch privat beschafften) BahnCard ist diese zu verwenden bzw. bei Rentabilität ist die Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen.

Die Bahnfahrkarten müssen grundsätzlich gebührenfrei besorgt bzw. im Online-Verfahren gebucht werden. Für Dienstreisende mit geringem Reisevolumen, die über keine Bahncard verfügen, bietet die Bahn AG die persönliche Kundenkarte „BonusCard Business“ an (siehe Rundschreiben Information zur BonusCard Business (kostenlose Identifizierungskarte für Geschäftsreisende) der Bahn AG vom 31.10.2006)

Die Flugzeugbenutzung muss, sofern es sich nicht um Überseeflüge handelt, immer schlüssig begründet werden, ebenso die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis.

Mit der Genehmigung der Dienstreise hat der Dienstreisende einen Anspruch auf Reisekostenvergütung nach dem Bayerischen Reisekostengesetz. Dienstreisen dürfen deshalb nur angeordnet werden, wenn die dafür erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Durch Angabe des entsprechenden Haushaltstitels auf dem Antragsformular wird gleichzeitig erklärt, dass die notwendigen Mittel zur Verfügung stehen.

Bei teilweiser Eigenfinanzierung muss der entsprechende Anteil (Betrag in €) bzw. ein Verzicht auf z.B. Tage- oder Übernachtungsgeld von vorneherein bereits bei der Genehmigung angegeben werden.

Abrechnung von Dienstreisen

Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren. Art und Umfang der Reisekostenvergütung sind durch das Bayerische Reisekostengesetz (BayRKG) sowie die dazu ergangenen Verordnungen und Verwaltungsvorschriften geregelt.

Die Reisekostenvergütung umfasst die Fahrkostenerstattung bzw. die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung, das Tagegeld, das Übernachtungsgeld sowie die Nebenkosten.

Die aktuellen Reisekostensätze sind in einer Übersicht veröffentlicht.

Auf die Reisekostenvergütung sind Zuwendungen Dritter, die Dienstreisende Ihres Amts wegen für dieselbe Reise erhalten, anzurechnen.

Die Reisekostenabrechnung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt werden. Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Anspruch auf Kostenerstattung; selbst eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgefordert werden.

Dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Formular

sind i.d.R. folgende Unterlagen im Original beizufügen:

  • die Dienstreisegenehmigung
  • die Fahrkarte und sonstigen Fahrkartenbelege (z.B. Belege für Zu- und Abgänge)
  • ggf. der Flugschein
  • Hotelrechnung
  • Belege über Teilnehmergebühren
  • Quittierte Rechnungsbelege, soweit Nebenkosten geltend gemacht werden.
  • Belege über bereits erfolgte Abschlagsauszahlungen bzw. vorab bezahlte Fahrkosten in Fotokopie

 Kosten für Reiserücktrittsversicherungen können nicht erstattet werden! (siehe auch FAQ’s)

Durch die unterschiedlichen Tagegeldsätze im Reisekostenrecht und im Steuerrecht kann es bei der Zahlung von Tagegeld zu einer Steuer-Nachberechnung kommen. Die Nachversteuerung der höheren Tagegeldsätze erfolgt bei Beschäftigten direkt durch die Bezügestelle. Wird eine Dienstreise laut Dienstreisegenehmigung vom Wohnort angetreten erfolgt die Erstattung der Kosten maximal vom Dienstort zum Geschäftsort. Eventuell mehr gefahrenen Wegstrecken werden bei der Steuerabrechnung berücksichtigt und wirken sich steuermindernd aus.

Unfälle oder Sachschäden bei Durchführung einer Dienstreise, Reisezeiten als Arbeitszeit

Unfälle bei Durchführung einer Dienstreise oder in Ausübung der mit einer Dienstreise verbundenen dienstlichen Tätigkeit sind Dienstunfälle mit Anspruch auf Unfallfürsorge. Um einen Dienstunfall handelt es sich regelmäßig, wenn ein Körperschaden eingetreten ist.

Sind bei der Durchführung der Dienstreise – ohne dass ein Dienstunfall eingetreten ist – Kleidungsstücke oder sonstige zur Durchführung der Dienstreise mitgeführten Gegenstände beschädigt, zerstört oder abhanden gekommen, so kann unter bestimmten Umständen Ersatz des Sachschadens geleistet werden.

Nähere Informationen über die für die Unfallfürsorge zuständigen Stellen finden Sie unter dem Stichwort Arbeitsunfall.

Schäden an einem Kraftfahrzeug

Ersatzleistungen bei Schäden an einem Kraftfahrzeug des Dienstreisenden kommen nur in Betracht, wenn bereits bei der Genehmigung der Dienstreise triftige Gründe für die Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs anerkannt worden sind (vgl. hierzu das Rundschreiben: Ersatz von Sachschäden; Verwendung privater Fahrzeuge für dienstliche Zwecke vom 15.12.2009). Mit der Anerkennung der triftigen Gründe entsteht eine zu Gunsten des Dienstreisenden abgeschlossene Fahrzeugvollversicherung.

Schäden im Rahmen dieses Versicherungsschutzes sind bei der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Klingenbergstraße 4, 32758 Detmold, innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monatenselbstständig geltend zu machen (Telefonnummer für Rückfragen bei der Versicherung: 089/74 11 54 65 bzw. 089/74 11 54 350).

Die für die Schadensmeldung erforderlichen Formblätter sind beim Referat P 1 erhältlich; der Schadensmeldung muss eine Kopie der Dienstreisegenehmigung beigefügt werden. Bei Dienstgängen die mit dem privaten Pkw durchgeführt werden, müssen vorher triftige Gründe für die Benutzung des Kfz bei der Dienststelle dokumentiert werden (Formblatt: Vorherige Anerkennung triftiger Gründe für die Benutzung des privaten Kfz bei Dienstgängen (R0008).

Bei Reisen von Professoren ohne Kostenerstattung muss bei Benutzung des Kfz mit triftigen Gründen eine Dienstreisegenehmigung erteilt werden um den Versicherungsschutz zu gewährleisten (Rundschreiben des Finanzministeriums vom 04.08.2010).

Wird ein privates Kraftfahrzeug ohne triftigen Grund benutzt, ist der Ersatz von Sachschäden grundsätzlich ausgeschlossen. Ebenso besteht bei Fortbildungsreisen kein Fahrzeugversicherungsschutz.

Bei Dienstreisenden, die häufig Dienstreisen aus triftigen Gründen mit dem privaten PKW durchführen, besteht die Möglichkeit des Abschlusses einer Rabattverlustversicherung. Die Versicherungsprämie hat der Dienstreisende allerdings selbst zu tragen.

Weitere Informationen finden Sie unter Rundschreiben zum Thema Dienst- und Fortbildungsreisen sowie Formulare für die Genehmigung und Abrechnung.

Fragen zur Genemigung und Abrechnung von Dienstreisen finden Sie unter dem Punkt FAQ zu den Reisekosten.

Aktuelles aus der Reisekostenstelle finden Sie hier.

Kontakt der Reisekostenstelle

Ansprechpartner der Reisekostenstelle mit den dazugehörigen Telefonnummern