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E-Mail-Etikette

Die E-Mail-Etikette an der FAU

Die E-Mail ist für viele das Kommunikationsmittel Nummer Eins im Berufsalltag. So funktioniert die Kommunikation per E-Mail reibungslos:

Höflichkeit

Achten Sie auf einen freundlichen Ton

In der schriftlichen Kommunikation wird häufig eine Formulierung missinterpretiert oder „gerät in den falschen Hals“. Haben Sie ein kritisches Thema, greifen Sie lieber zum Hörer oder suchen Sie das persönliche Gespräch – es sei denn, Sie müssen den Vorgang unbedingt schriftlich dokumentieren. Zum schriftlichen Festhalten von mündlichen Besprechungsergebnissen kann auch eine kurze Mailzusammenfassung nützlich sein.

Verwenden Sie immer eine Anrede und eine Grußformel

Zumindest bei der ersten E-Mail zu einem Thema.

Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik

Verwenden Sie ggf. die automatische Rechtschreibprüfung. Eine gewisse Sorgfalt ist eine Frage des Respekts gegenüber Ihrem Ansprechpartner/Ihrer Ansprechpartnerin.

Lassen Sie keine E-Mail unbeantwortet, die direkt an Sie gerichtet ist

Manchmal benötigen Sie verständlicherweise für eine ausführliche Antwort mehr Zeit. Aber schon eine kurze Rückmeldung reicht zunächst, um negative Interpretationen zu vermeiden.

Senden Sie E-Mails ausschließlich an die Personen, die sie tatsächlich betreffen und die eingebunden werden müssen. Blasen Sie den Verteiler nicht unnötig auf

  • Setzen Sie nur die Personen in Kopie, die wirklich informiert werden müssen. Sind Personen aus Ihrer Sicht gezielt in cc gesetzt, schicken Sie Ihre Antwort an alle.
  • Setzen Sie nicht ständig die Vorgesetzte/den Vorgesetzten cc, es sei denn, sie oder er möchte es so oder es ist dienstlich notwendig.
  • Setzen Sie auch nicht unnötig die Vorgesetzte/den Vorgesetzten Ihres Ansprechpartners in Kopie – das ist ein Affront gegenüber Ihrem Ansprechpartner/Ihrer Ansprechpartnerin.
  • Die Verwendung von bcc E-Mails ist grundsätzlich zu unterlassen, außer es ist aus Datenschutzgründen notwendig.
  • Setzen Sie keine Personen ins cc ihrer Antwortmail, die der Absender/die Absenderin ersichtlich nicht mit in den Verteiler genommen hat. Ein großer Verteiler entbindet Sie nicht davon, die Verantwortung für den Inhalt Ihrer Mail zu übernehmen.
  • Falls Sie Ihre E-Mail an mehrere Personen senden und Sensibilitäten hinsichtlich der Reihenfolge der Empfänger/-innen befürchten, ordnen Sie die Namen nach Alphabet.

Schreiben Sie niemals eine E-Mail im Zorn

  • Wenn Sie sich die Wut von der Seele schreiben müssen, dann tun Sie es – aber schicken Sie die Mail nicht sofort ab. Schlafen Sie mindestens eine Nacht darüber. Fragen Sie gegebenenfalls eine Kollegin/einen Kollegen Ihres Vertrauens, ob eine Formulierung zu hart ist.
  • Senden Sie niemals eine E-Mail mit Großbuchstaben – ETWA SO. Dies wird als Schreien wahrgenommen und wirkt unhöflich. Das gleiche gilt für übermäßige Aneinanderreihung von Satzzeichen wie !!! oder auch ???.  Pampige E-Mails verschlechtern das Arbeitsklima unnötig.

Verwenden Sie bei Abwesenheiten, wenn möglich, einen Autoresponder

Aus diesem sollte hervorgehen, wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie vertritt. Falls Sie auch mit nicht-deutschsprachigen Ansprechpartnern/Ansprechpartnerinnen arbeiten, fügen Sie eine englische Version hinzu.

Schreiben Sie eindeutig und präzise

Verwenden Sie eine aussagekräftige Betreffzeile

Wenn Sie eine Korrespondenz zu einem neuen Thema mit einer Person beginnen, verwenden Sie eine neue (!) Betreffzeile. Auf eine frühere E-Mail zu antworten und ein neues Thema anzuschneiden, verwirrt den Ansprechpartner/die Ansprechpartnerin und macht eine Nachverfolgung schwierig.

Formulieren Sie kurz und präzise

E-Mails, die umfangreicher sind als zwei (inhaltliche) Absätze bzw. eine Bildschirmseite, werden in der Regel nicht oder nur teilweise gelesen. Informationsverlust ist vorprogrammiert. Ist doch eine längere E-Mail nötig, gliedern Sie diese klar und deutlich.

Machen Sie deutlich, welche Aktion Sie von Ihrem Ansprechpartner erwarten

Ist keine Aktion erforderlich und wollen Sie nur über den Sachstand informieren, machen Sie das im Betreff oder in den ersten Sätzen Ihrer E-Mail sichtbar.

Verzichten Sie auf Ironie

E-Mails vermitteln in der Regel Ironie, Sarkasmus oder Humor nicht in adäquater Weise. Was für Sie lustig ist, kann von anderen missverstanden werden.

Vermeiden Sie E-Mail-Müll

Auch wenn eine Mail schnell geschrieben ist, beschränken Sie sich in der Zahl der Mails, die Sie an eine Person senden. Sie hat bestimmt ein ebenso volles Postfach wie Sie.

Verwenden Sie eine E-Mail-Signatur

Somit weiß Ihr Ansprechpartner/Ihre Ansprechpartnerin, wo Sie verortet sind und er Sie auch telefonisch erreichen kann, ohne nach der Nummer suchen zu müssen. Schriften wie Comic Sans, Spielereien mit Farbe und Layout oder die Einbindung von Bildchen sind tabu! Verwenden Sie am besten die in Ihrem E-Mai-Programm voreingestellte Standardschrift.

Grundsätzliches

Eine E-Mail heißt E-Mail, weil sie elektronisch ist

Vermeiden Sie möglichst den Ausdruck von E-Mails – der Umwelt zuliebe.

Leiten Sie keine vertraulichen Anhänge weiter, schon gar nicht an einen größeren Verteiler

Achten Sie bei Weiterleitungen – vor allem nach extern! – darauf, dass vertrauliche interne Korrespondenz weiter unten in der Mail (etwa bei mehreren Weiterleitungen) entfernt ist.

Verzichten Sie auf Anhänge mit zu großer Datei oder zu vielen Dateien

Laden Sie große Dateien besser in Tools wie die FAUbox und ergänzen Sie Ihre E-Mails danach durch Download-Links.

Verschicken Sie große Dateien besser über Tools wie die FAUbox und verschicken Sie in Ihren E-Mails nur Links zu den Dateien.

Kürzen Sie bei Weiterleitungen die gesamte vorhergehende Korrespondenz

Ihr Ansprechpartner/Ihre Ansprechpartnerin muss so nicht den gesamten Mailverkehr durchforsten, bis er oder sie auf die relevante Information stößt.